コロナ禍でテレワークが推進されるなか、一部業務はテレワークにできても、経理だけがいまだに毎日出勤している、という企業は決して少なくありません。「経理をテレワークできる方法が知りたい」「やっとテレワークにできると思ったら、後からどんどん問題が出てきていまだに実現できない」といったお悩みをお持ちの方向けに、ここでは経理をテレワークにする方法ややり方について解説しています。
経理のテレワークを可能にするために見落としがちな対策や知っておきたい導入支援の方法などについてもご紹介していますので、テレワーク推進にお役立てください。
経理をテレワークでおこなう際に見落としがちな対策とは
経理業務をテレワークでおこなう際、紙の書類をデータにして共有できるようクラウド化し、経理ソフトをオンライン上からログインすればどこでも更新できるようにするといった対策が必要となります。
それ以外にも、以下のような対策は見落としがちなので注意しましょう。
振り込みや入金確認などの銀行業務
仕訳の記帳や売上の入力など社内の管理業務はテレワークにできても、得意先への振り込みや入金の確認といった銀行業務が未整備の場合は出勤が必要となってしまいます。
オンラインでの振り込みや入金確認が可能なネットバンキングのシステムを導入し、入出金をリアルタイムで経理ソフトと連携できるようにしておきましょう。
請求書・契約書の押印
請求書や契約書の発行はできても、発送時に押印が必要だったり、郵送で送ったりしている場合も、出勤の必要が出てくるでしょう。
社印を電子印にするか、押印を廃止にすることで押印のために出社する手間を減らし、テレワークの支障を取り除くことができます。
押印の有無については得意先への周知や調整が必要な場合もあるため、各種書類のメール添付などによるデータ発送と併せて確認することをおすすめします。
他部署のテレワーク環境の確認
経理のテレワーク環境を整えても、商品管理や営業部門などのテレワークが進まず、経費の精算や社内会議、上司への確認などが会社でしかできない場合も、出社する必要が出てきてしまいます。
チャットツールを利用した会議や経費入力したデータのオンライン共有、承認権を持つ上司のIT対応水準の均一化など、経理部門だけでなく企業全体でテレワークに必要な環境を整えることが重要です。
外部との連絡・やり取り（取引先、銀行担当者など）
取引先担当者や銀行担当者など、経理部門が日頃外部との連絡に使用しているのが会社の電話のみである、会社のメールアドレスが事務所のPCでしか確認できないという場合も出社が必要となります。
オンライン上で通話や会話ができるソフトの使用や、会社のメールもクラウド化でどこでも確認できるようにしておきましょう。
経理は会社のお金の動きを管理する部署であるため、すべての取引を確認するためには、経理だけでなく会社全体でテレワークシステムを導入する必要があることがわかります。
導入時には個人面談をおこなうなどして、どこまで対応可能か、個々のITスキルについてもチェックし、導入後も改善が必要な点をヒアリングしつつ、適宜対応していくこととなるでしょう。
経理をスムーズにテレワークへ移行する方法とは
経理をテレワークへ移行するためには、導入前のシステム選定と社内での情報共有などが非常に大切となります。「自社にフィットするソフトやアプリの選定や情報共有を社内で完璧におこなうのは難しいな
と思われる場合は、以下のような方法もあります。
テレワークへの移行サポートをしているサービスを探す
経理に限らず、テレワークへの移行にともなうクラウド化やネットバンキングなど、初期導入のサポートを実施しているサービスを利用する方法です。
業者によって採用するソフトやサービス、サポート費用などがことなり、経理担当者ベースでの使いやすさなどが考慮されない場合もあるため、サポート依頼時には慎重に検討した方がよいでしょう。
導入サポートをおこなっている税理士事務所へ依頼する
税理士事務所がおこなっているテレワーク導入サポートを利用する方法です。会計管理のプロ目線でテレワーク導入をサポートするため、セキュリティ面や経理担当者の使い勝手などにも配慮されたサポートが期待できます。
格安のサポート業者に比べると費用は割高となるケースが多いですが、導入後のサポートや記帳代行など、テレワーク移行以外の会計サービスも利用できるメリットがあります。
「ひとり経理」の場合の移行方法
事業規模が比較的小さく代表者が経理を兼務していたり、補佐的な経理業務を担当していたアルバイトや契約社員などが辞めてしまったりして困っているような場合には、経理代行サービスを利用する方法もあります。
代表者の抱える業務のうち、会計に関する業務を手放すことでより売上や営業に集中して時間を使うことができるようになるため、代行サービスを利用しても費用対効果が大きい場合もあるのです。
現在の状況がどの程度適切なのか、自社にフィットする効率のよい業務振り分けなどで悩んだ時は、無料の経理診断などを利用してみる方法もあります。
どうしても経理のテレワークが進まないケースと対処法
テレワーク環境を整え、さらに見落としがないかチェックしたとしても、以下のような理由からなかなか経理をテレワークにできない場合もあります。
社員がPCやオンライン操作に弱い
新しいソフトの操作やクラウド化した環境での作業などに社員がどの程度対応できるかは個人差があり、「高齢だからできない」「若いからできる」とも言い切れない部分があります。
特に経理業務をテレワークでおこなう場合、パスワードの管理やウィルス対策などをしっかりとおこなう必要があるため、ITリテラシーに関する知識も周知する必要があります。
導入前には業務をわかりやすくマニュアル化し、新システム移行にともなう研修を社員の能力に合わせて複数回実施する、といった対策も必要となるでしょう。
研修もチャットツールなどを利用すれば、会議室に集まることなく実施が可能となりますが、社員が自宅でツールを利用できることが前提となります。
導入前のヒアリングが不十分
上記のような対応をどの程度おこなう必要があるかは、導入前に個人面談などである程度把握しておく必要があります。
また、何か特別な事情があって出社が必要な業務がないか、そのために活用できていないツールが眠っていないか、といった洗い出しもするとよいでしょう。
現場にフィットしたテレワーク導入となっていない場合、ソフトの変更や再設定などで余分な時間や費用がかかる原因となるため、導入前のヒアリングや打ち合わせは十分におこなうことをおすすめします。
経理のテレワーク化でお困りなら熊本経理代行ステーションの無料相談がおすすめ
「テレワーク移行のためにやるべきことがわかっていても、設定する時間がない」「手間や費用がどの程度かかるのかわからない」「経理代行サービスを利用した場合と比較したい」といった場合には、熊本経理代行ステーションの無料相談・無料経理診断をぜひご利用ください。
企業の規模やご希望の条件から最適なプランを提案し、コストカットや節税対策といったご相談にも対応可能です。
経理テレワーク導入サポートや記帳などの経理代行サービスにも対応していますので、まずはお気軽にお問合せください。
まとめ
経理のテレワークを進めるためには、経理ソフトや自宅でのオンライン環境以外に、ネットバンキングや社内情報のクラウド共有、チャットツールを利用した会議や承認、押印の廃止といった対策も必要となります。
経理のテレワークでは特にセキュリティが重要となるため、テレワーク導入のサポートサービスや経理代行サービスなども検討しつつ、自社にもっとも最適なサービスを選定するようにしましょう。