経理業務のテレワークを進めるためには、いくつかの重要な課題をクリアにする必要があります。「経理をテレワークしたいがなかなか難しい」「経理に限らず、テレワーク化できない課題を解決する方法が知りたい」という方のために、経理のテレワーク化が進まない理由や課題をクリアにするための対策などについてわかりやすく解説します。
経理代行サービスのメリットやデメリットについてもご紹介していますので、コロナ禍において社内環境を見直したい方や、固定費削減を検討している方にも参考となれば幸いです。
経理のテレワーク化が進まない理由
経理業務のテレワーク化がなかなか進まない理由としては、以下のような点が挙げられます。
対応するべき紙の書類が多い
経理で処理する請求書やレシート、精算書などが紙ベースになっていると、その紙を見るために出勤して事務所で処理をおこなわなければなりません。
経理部門だけでなく、営業や販売部門からの売上報告なども社内以外の場所から作成したり、メール添付できるようになったりしていないと、週に何日か出勤してくる社員がかわるがわる書類を経理のデスクへ重ねるため経理だけが毎日出勤、という状況になりがちです。
経理ソフトのクラウド化ができていない
経理ソフトのクラウド化ができていないと、事務所のデスクにインストールされているソフトへ仕訳入力するために出勤する必要があります。
記帳や報告書作成などは自宅でできるようにしているか、または外部へ入力を委託している場合でも、最終的なデータの更新や確認作業は経理担当者が出勤しておこなっているケースもあります。
記帳や各種書類作成がリアルタイムで更新されるためには、経理ソフトをはじめとする社内の事務処理全体をクラウド化する必要があるでしょう。
経理担当者のITリテラシーや対応力に不安がある
社内環境をIT活用の方向へと整備したとしても、肝心の経理担当者がオンライン対応力に乏しいケースもあります。老舗の中小企業では「長年経理を任せていて、いまだに紙の帳面を使用している」といったケースも決して少なくありません。
社内のネットワークから経理だけがオフラインになっている、またはクラウド化や共有化を進めても、担当者だけが使いこなせず出勤している、という場合もあるでしょう。
このように「紙の書類が多い」「出勤しないとできない事務作業がある」「経理担当がPCやオンライン操作の知識に乏しい」といった理由がテレワーク化の妨げとなりやすいのです。
経理の課題を解決するために取るべき対策
上記のような課題を解決するためには、以下のような対策を取っていくこととなります。
紙ベースの書類をデータ化する
事務所にある紙ベースの書類は、すべてスキャンしてPDFにするなどしてデータ化します。直近のものだけでなく、参考として確認するための以前の資料などもデータ化するとよいでしょう。
他部署で入力、提出する書類もプリントアウトせず、データとして共有できるようにしておくとどこからでも確認、処理をおこなえます。
請求書もメール添付等で確認できるようにしたいところです。請求書もほとんどの企業がデータとして送受信することに対応していますが、取引先の都合などもあるため調整が必要となるでしょう。
社内クラウド化
出勤しないと作業ができない状況の多くは、事務所のパソコンにしかデータがないために起こります。
会社へ届くメールを外部からもチェックできるようにしたり、クラウド化によってデータのアップロードやソフトの入力、更新などをリアルタイムに反映できたりするようになると、紙の書類をなくすことと併せればテレワークの環境が大きく整ってきます。
社員向け研修
経理業務をテレワークできる環境へと変える際には、担当者から事前のヒアリングが重要となります。現場の意見を考慮せず、アウトラインだけを整えたばかりに担当者の苦労と手間が増え、業務効率の悪化を招くことのないよう、システム変更には十分な研修と移行期間を取って進めることが大切です。
このほか、操作方法に慣れない社員のための研修、教育といったサポートも必要に応じて実施するとよいでしょう。
経理代行サービスの利用
「入力担当者だけが出社できなくなったため、経理業務の一部のみを外部委託したい」「社長が経理も兼務しているため、コストと効率を見直したい」といった場合は、経理代行サービスを利用する方法もあります。
経理代行サービスをおこなっている業者の中には、税理士や会計事務所が運営しているものもあり、入力代行だけでなく、社内のテレワーク化サポートや研修、コンサルティング業務まで依頼できる場合があります。
「コストはかけたくないが、自力でテレワーク化を進めるのは難しそう」「環境は整えられても、研修や教育まではできない」という場合、まずは無料相談などを利用してみるとよいでしょう。
経理代行サービスのメリット・デメリット
経理代行サービスのメリットとデメリットには、それぞれ以下のようなものがあります。
経理代行サービスのメリット
経理代行サービスのメリットは、最小限の手間とコストで最新の経理サポートが受けられる点にあります。
特に会計事務所や税理士がおこなっている経理代行サービスは、派遣会社や一般企業が提供しているサービスよりも、記帳やデータ更新時にチェックまで任せられるため安心です。
企業の規模や環境に応じてテレワーク化のサポートまで受けられれば、一時的に経理代行サービスを利用した後、自社でテレワークに移行することもできるでしょう。
経理代行サービスのデメリット
経理代行サービスのデメリットとしては、企業の作業環境によっては初期費用が発生する場合がある点と、依頼する業者の力量によっては希望するサービスが受けられない場合がある点などが挙げられます。
初期費用については、導入後の固定費が削減されることによって相殺が可能かどうかを見極める必要があります。
また、依頼する業者の選定も大切です。依頼前にどこまでのサポートが可能か、担当者が信頼できるか、話しやすいかどうかなど、無料相談で確認することをおすすめします。
無料の経理診断なら「熊本経理代行ステーション」
熊本経理代行ステーションでは、税理士法人が運営する経理代行サービスを提供しています。企業ごとに無料で経理診断をおこない、事業の規模や事情を加味しつつ、もっともスムーズでコストのかからない方法を探すことが可能です。
強引な営業もなく、誠実なアドバイスや提案を受けたいと考えている方は、熊本経理代行ステーションの無料相談をぜひご利用ください。
まとめ
経理業務をテレワーク化できない理由には、紙の書類化やクラウド化が整備されていない課題をクリアにする必要があります。担当者や社員がテレワークやオンライン上での作業に不慣れな場合、必要に応じて教育や研修もおこなった方がよいでしょう。
クラウド化や紙の書類化自体は自力で対応できたとしても、取引先への周知やテレワーク化にともなう社員研修、教育についてはプロへ任せた方がスムーズに移行できるため、経理のテレワーク化第一歩として、経理代行サービスを利用してみる方法もあります。初期費用や自社の課題が解決できるか、といった不安があるなら、無料相談や経理診断を利用してみてはいかがでしょうか。
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