経理代行を検討するにあたって、従来の会計ソフトだけでなく、クラウド会計システムを利用することはできるのでしょうか。
ここでは、経理代行はクラウド会計にも対応しているのか、会計ソフトとクラウド会計の違いや導入方法などについても解説しています。
「会計ソフト」と「クラウド会計」の違い
まずは、そもそもクラウド会計とは何か、従来の会計ソフトとどのような違いがあるのかについて解説します。
会計ソフトとは
会計ソフトとは、日々の取引を記帳したり、会計データを管理したりするために使用するソフトのことをさします。
会計ソフトはパソコンにインストールして使用するため、会計ソフトの入っていないパソコンでは記帳や管理をすることができません。
現在も多くの経理業務で利用されており、会計ソフトを使用して記帳などをおこなう一般的な方法となっています。
クラウド会計とは
クラウド会計とは、Web上で企業が提供している会計管理サービスを使用して記帳などをおこなう方法をさします。
会計ソフトがインストールされていないパソコンでも、ネット環境が整っていれば経理業務がおこなえるため、近年クラウド型会計ソフトを使用する企業は増えてきています。
クラウド会計も会計ソフトと同様に、さまざまな企業が提供しており、制限付きの無料で使用できるものや、月額、または年額の使用料を支払って使用するものなどがあります。
ちなみに「クラウド」とは、パソコンにインストールしたソフトや自社のサーバーによらず、インターネット上で利用できるサービス全般をさします。
クラウド会計のメリット・デメリット
次に、クラウド会計のメリットとデメリットについて見てみましょう。
クラウド会計のメリット
クラウド会計を利用すると、事務所へ出社しなくても、遠方にいてもいつでも記帳やデータ出力をおこなうことができます。
また、多くのクラウド会計はクレジットカードやネットバンク口座と連携が可能で、入出金や取引履歴を自動で反映させる機能もあるため、通帳を見ながら1つ1つ入力していく手間が省けます。
クラウド会計のデメリット
従来の会計ソフトの操作に慣れていると、サービスによっては最初の機能設定や入出力の操作に手間取ることがあるでしょう。
また、どこからでもアクセス可能となるため、IDやパスワードの管理など、セキュリティ面でこれまで以上の注意が必要となります。
クラウド会計は無料で使用できるものもありますが、無料の場合は機能に大幅な制限がついていることが多く、会計ソフトと同程度の機能を活用したい場合には、使用料が発生するプランへ加入する必要があります。
とはいえ、会計ソフトも導入時は購入する必要があり、インストールしているパソコンのセキュリティを守ることも重要であるため、クラウド会計の設定や操作のハードルさえクリアできれば、クラウド会計を導入するメリットの方が大きく感じられることでしょう。
経理代行はクラウド会計でも利用できるのか
現在クラウド会計を使っている会社でも経理代行は依頼できるのでしょうか。これからクラウド会計を導入しようとしている場合にも経理代行が利用できるかについて解説します。
経理代行の依頼先によってことなる
経理代行がクラウド会計に対応しているかどうかは、経理代行の依頼先によってことなります。経理代行を専門にしている場合は対応可能なケースが多いですが、税理士事務所や会計事務所以外の低料金をうたっているアウトソーシングへ依頼すると、セキュリティや品質の面で不安が残ります。
では税理士事務所や会計事務所へ依頼すれば大丈夫かというと、税理士や公認会計士の中にはクラウドの知識が乏しい人も少なくなく、会計ソフトを使用した記帳代行のみ対応や、一部の会計ソフトのみしか扱っていない場合もあるのです。
導入サポートをおこなっているところもある
一方で、クラウド会計を使った経理代行はもちろん「これから社内経理をクラウド化したい」「現在は会計ソフトを使っているが、クラウド会計に変えたい」と考えている経営者様のために、クラウド会計の導入サポートまでおこなっているところもあります。
現在すでにクラウド会計を利用して社内の経理を管理している企業だけでなく、これから社内のクラウド化を検討している場合も、インターネットやクラウドについての知識が豊富な税理士事務所や会計事務所へ経理代行を依頼することで、正確かつ安全、安心なクラウド化への移行を実現することができるでしょう。
「クラウド経理代行」とは
上記とは別に、経理代行専用に独自のシステムを構築してクラウド上で経理代行をする方法を「クラウド経理代行」と呼ぶこともあります。
クラウド経理代行では、クラウド会計以外に社員の勤怠管理やネットバンキングなど、あらゆる経理業務をクラウド化して代行業務の効率化、透明化をはかることができます。
熊本経理代行ステーションでは、経理代行を検討中の方や、社内の経理をクラウド化しようかお悩みの方の無料経理診断をおこなっています。会社の規模や状況に合わせて、最適なプランを見つけていきましょう。